Was tun bei Unproduktivität? Diese Tipps retten den Tag!

Drei Typen von Menschen sind von Unproduktivität am meisten betroffen. Das ist zum einen der Kreative, der sehr assoziativ und schnell denkt und sich von interessanten Dingen schnell ablenken lässt.

Zum anderen trifft es Leute, die sich zu viel Druck machen. Denn Druck erhöht Stress. Wenn ich auf einen Ball sehr stark in eine Richtung drücke, springt er weg. Er bleibt nicht da, wo er bleiben sollte. Auch bei Menschen ist es so: Unter Druck springt man ab, man kommt leichter ins prokrastinieren („Aufschieberitis“).

Als letztes trifft es Abendmenschen, die morgens schlechter denken können, besonders stark. Morgenmuffel haben es wirklich schwer, weil das Gehirn noch nicht so arbeitet und sie schnell in den Kruschelmodus anstatt in den Prioritätenmodus kommen.

Zählst du zu einer oder gleich mehreren dieser Kategorien? Dann lies weiter und erfahre, wie du Unproduktivität vermeidest und fokussiert arbeitest oder lernst!

 

Die Ursache für unproduktive Tage: ein Energiedefizit

Die Ursache Nr. 1 für Unproduktivität sind Müdigkeit und mangelnde Energie. Wenn das Gehirn zu wenig Ressourcen hat, kann es nicht optimal arbeiten. Denk- und Entscheidungsprozesse werden langsamer. Die Ursachen hierfür können körperlich sein. Wenn man zum Beispiel zu viel Alkohol getrunken oder wenig geschlafen hat, ist es klar, dass das Gehirn nicht richtig funktioniert. Aber auch wenn man falsch arbeitet, mit zu viel Anspannung und einem zu hohen Stresslevel, funktioniert das Gehirn nicht so, wie wir es gerne hätten.

Ein gestresstes Gehirn verbraucht 30% mehr Energie als ein ruhiges, wenn man ihm keine Pausen zum Aufladen der Denk- und Willenskraft gibt und über seine Grenzen hinaus geht.

Ich kenne das selbst, wenn es grade läuft und ich am Ende bis 12 Uhr nachts am Schreibtisch sitze. Dann ist dieser Tag sicherlich sehr produktiv, aber den Folgetag kann ich knicken. Das solltest du vermeiden. Stichwort: Arbeitskater.

Wenn man zu viel gearbeitet hat, ist der Körper genauso verkatert wie wenn man gefeiert hat – nur auf einer anderen Ebene.

So einen Pushtag kann man schon mal machen, wenn es ein Freitag ist oder man am nächsten Tag eine Dienstreise hat. Er macht aber nur Sinn, wenn man am nächsten Tag nichts leisten muss. In einer intensiven Projektphase oder an einem Montag oder Dienstag würde ich solche Überproduktionstage jedoch nicht empfehlen.

Zeitmanagement-Tipp: Deine individuelle Leistungskurve / dein Biorhytmus lässt sich dennoch sehr wohl in gewissen Grenzen optimieren.

 

Motivation = Energie + Richtung

Unproduktivität ist mangelnde Motivation. In der Psychologie definieren wir Motivation als Energie plus Richtung, in welche die Energie geht. Wenn die Energie fehlt, ist der Tag unproduktiv. Aber auch wenn die Richtung nicht stimmt, wird der Tag nicht erfolgreich.

Die Richtung ist der Fokus. Wenn man den ganzen Tag E-Mails beantwortet und Social Media checkt oder Reisekostenanträge nochmal sauber ausfüllt, ist nicht sehr viel gewonnen. Das heißt, wir müssen uns auf bestimmte Tätigkeiten fokussieren, Stichwort priorisieren. Wir müssen uns aber auch darauf fokussieren, dass wir Tätigkeiten zu Ende bringen. Es ist nichts gewonnen, wenn ich gigantische Ideen habe, die am Ende versanden.

Am Ende kommt noch die Zeitmanagement Komponente dazu. Der Tag sollte sinnvoll getaktet und in Arbeits- und Kommunikationsblöcke unterteilt werden.

Faustregel: Am Tag können wir ungefähr 4 Stunden wirklich gut denken. Wir haben also nur 4 Stunden, um wirklich gute Entscheidungen zu treffen. Normalerweise können wir auch nur 45 Minuten bis maximal 2 Stunden am Stück wirklich produktiv denken. Damit sind Kalkulationen gemeint, Texte schreiben, intensives Brainstorming in Meetings, Problemlösefähigkeiten, also alle kognitiven Tätigkeiten, die viel Energie und Willenskraft brauchen. Das gilt es also bei der Planung des Tages zu bedenken.

 

Faktoren, die zu Unproduktivität führen

Kleinkram-Modus am Morgen

Der falsche Fokus ist einer DER Produktivitätskiller. Dazu zählt beispielsweise der Kruschelmodus. Wenn wir morgens anfangen, E-Mails zu checken und kleine Aufgaben zu machen, passiert Folgendes: Es wird ein kleiner Stoß Dopamin für die Erledigung einer kleinen Aufgabe ausgestoßen. Das Gehirn fühlt sich gut und will den nächsten Stoß. Es ist ein kleiner Junkie. Also sucht es sich weitere solcher kleinen Aufgaben. Es werden noch mehr E-Mails beantwortet, und so kommt eins zum anderen.

Wenn wir unser Gehirn also morgens darauf trainieren, den Kleinigkeitenmodus anzustellen, ist es unheimlich schwer, ihm später zu sagen, jetzt setz dich mal eine Stunde hin und rechne deine Exeltabelle durch oder mach deine Steuererklärung. Damit meine ich Aufgaben, die wieder sehr viel Disziplin und Willenskraft erfordern. Das ist ganz ganz schwer. Also, Finger weg von Kleinigkeiten am Morgen!

Überbelastung unserer Steuerzentrale durch Multi-Tasking

Zu viel auf einmal vorhaben hat im Gehirn Umstellungskosten zur Folge. Wenn ich an Projekt A arbeite, dann sind das neuronale Netzwerk und die dazugehörigen Informationen und to-Dos für Projekt A aktiviert. Wenn ich auf Projekt B springe, muss ich ein anderes Netz aktivieren. Dieses Umstellen kostet Zeit und Energie.

Das Blut und die Impulse müssen durch andere Nervenbahnen geleitet werden. Das ist als wenn ich eine Kreuzung habe, und plötzlich stockt der Verkehr. Dann muss ich einen Umweg nehmen, auf dem Dinge verloren gehen. Der eine Fahrer muss tanken, beim anderen muss das Kind Pipi, wieder einem anderen platzt der Reifen. Wenn ich also von A nach B umleite, entstehen Verluste und wenn ich dann zwischendrin an C, D und E denke, wird’s mir schon ganz schwindelig.

Unser Arbeitsgedächtnis ist der Sitz unseres Selbst, unseres Verstandes, unserer Steuerzentrale.

Dieses kleine Ich sitzt im Vorderhirn, das die Ressourcen steuert. Es verfügt über einen Arbeitsspeicher, der Platz für circa vier Informationen hat, die er für ein bis zwei Sekunden präsent halten kann.

Das bedeutet, ich kann die aktuelle Aufgabe präsent halten und mir überlegen was ich als nächstes innerhalb dieser Aufgabe mache, und dann habe ich noch einen Slot frei für die Aufgabe, die ich in der Pause machen will. De facto muss ich aber noch einen oder zwei Slots für eine Störung freihalten, die zwischendrin reinkommt. Diesen Blingreiz muss ich dann aktiv beantworten, zum Beispiel mit „Nein, jetzt nicht, ich bin gerade am Denken“. Oder ich muss ihn aktiv unterdrücken (z.B. wenn eine WhatsApp kommt). Dann ist das Arbeitsgedächtnis schon voll.

Wenn ich an zwei Sachen gleichzeitig arbeite, erhöht sich das entsprechend. Das Problem ist, wenn das Arbeitsgedächtnis überladen ist, funktioniert es nicht mehr richtig. Nach dem Motto, „Hilfe, welcher Reiz war jetzt wichtiger?“ Dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Blingreiz, der wahrscheinlich der unwichtigere ist, Vorrang bekommt. Und Zack, bin ich wieder im Kleinigkeiten-Modus gefangen.

Im Perfektionismus gefangen

Der dritte Punkt, der uns unproduktiv macht, ist Perfektionismus, wenn wir auf der Detailebene einrasten und uns zu sehr um Dinge kümmern, die gar nicht gemacht werden müssen. Das verbraucht unheimlich viel Zeit. Ein Beispiel: Wenn der Job ist, dass ich Bäume stutzen muss, wäre es sinnvoll, die Äste zu kürzen. Viele fangen aber an, jedes Blatt einzeln abzureißen, die Äste abzurupfen und dann die Äste zu feilen, bis sie irgendwann zum Stamm kommen. Diese Perfektionismus-Detailkram-Falle ist riesengroß.

 

Tipps gegen Prokrastination / Aufschieberitis

Kleine Happen, kleine Schritte

Das Zauberwort heißt: Elefantentaktik oder auch Salamitaktik. Dazu gibt es ein afrikanisches Sprichwort:

Wie isst man einen Elefanten? Bissen für Bissen.

Sie besagt, dass man eine große Aufgabe in Schritte aufteilen und Meilensteine definieren soll, die realistisch sind. Man sollte sich also überlegen, was will ich in der nächsten Arbeitseinheit, die circa 1,5 betragen sollte, erreichen?

In meinem Fall ist das zum Beispiel, dass ich einen Artikel geschrieben oder ein Interview beantwortet haben möchte. Wenn ich nur 30 Minuten Zeit habe, überlege ich, welche Aufgabe für diesen Zeitraum passt. Das können zum Beispiel die Notizen für das Interview sein. Es gilt daher, im nächsten, realistischen Schritt zu denken anstatt sich in der Komplexität der gesamten Aufgabe zu verlieren.

Eat the frog first

Mach die größte, unangenehmste Aufgabe am Morgen, wenn du noch am meisten Energie hast! Leg die Scheuklappen an, und arbeite fokussiert auf ein gewisses Ergebnis hin. Mache nichts anderes als diese eine Aufgabe. Schalte das Telefon aus, Outlook ab, lächle Kollegen freundlich an und zeige ihnen das Schweigefuchszeichen. Konzentriere dich also auf nichts anderes bis du einen Zwischenschritt erreicht hast.

Um produktiv in den Tag zu starten, solltest du zudem den Schreibtisch am Abend aufräumen. So kannst du am Morgen von der Pole-Position starten. Lege die wichtigste Aufgabe, den Frosch, oben drauf und starte mit diesem. Morgens ist man vielleicht noch ein bisschen müde, aber der Kopf ist frisch.

Während ich aufwache, mache ich ein kleines Yogatraining für mein Gedächtnis und füttere meine Neuronen mit den Details und Aufgaben des Tages. Irgendwann wird das Gehirn wach, denn es reagiert auf Reize bzw. Informationen, die wichtig sind.

 

So lassen sich unproduktive Tage retten

Kleine Pause

Wenn du merkst, du verfängst dich im Detail und hast einen Durchhänger und keine Energie für die wichtigen Sachen, hilft es, rauszugehen. Geh eine Runde spazieren und dehne dich ein bisschen. Eine echte Pause zu machen, ist superwichtig, bevor du wieder an den Schreibtisch zurückkommst. Dann ist der Kopf frei und es kann losgehen.

10-Minuten-Trick

Wieder am Schreibtisch hilft der 10-Minuten-Trick. Er geht so, dass ich mir vornehme, nur 10 Minuten für die nächste Aufgabe aufzuwenden und nicht gerade gleich die Steuererklärung fertig mache. Es sollte eine leichte Tätigkeit sein. Ich sortiere zum Beispiel Belege, zeichne ein Konzept für eine Präsentation oder mache mir Notizen für einen Artikel. Was wird passieren? In der Regel verfange ich mich in dieser Aufgabe und schaffe ein größeres Stück. Der 10-Minuten-Trick funktioniert auch alleine, aber besser mit einer vorangegangenen Pause.

Halber Tag Pause

Wenn dieser 10-Minuten-Trick nicht funktioniert, dann heißt das, dass das Gehirn einfach platt ist. Dann rate ich, eine komplette Stunde Pause machen und eine leichte Aufgabe dazwischenzuschieben. Ich räume in der Zeit zum Beispiel meinen Arbeitsplatz auf und beantworte Whatsapp-Nachrichten. Wenn man richtig platt ist und die Flexibilität hat, sollte man sich einen ganzen Vormittag frei nehmen. Das wirkt wirklich Wunder. Denn Erzwingen riskiert einen Arbeitskater. Zeit Geben kann dagegen einen Tag wirklich retten.

Schwierigkeit der Aufgaben anpassen

Innerhalb der schweren Aufgabe solltest du immer mit leichten Prozessen beginnen. Ich konnte zum Beispiel an einem Vormittag nicht schreiben, aber dafür lesen. Anstatt die Abarbeitung von Aufgaben zu erzwingen solltest du daher die Schwierigkeit der Aufgaben dem Energieniveau anpassen.

Energiefresser beseitigen

Jeder Piepton reißt das Gehirn raus und löst Emotionen aus, weil unser Gehörsinn auf Gefahrenvermeidung eingestellt ist. Der Chef könnte etwas Dringendes wollen, daher checke ich aus Unsicherheit das Telefon. Aber es ist nur eine Facebook Meldung. Dann bin ich neugierig, ob mein Schwarm zurückgeschrieben hat. Diese Emotionen sind viel stärker als die Kognitionen. Das emotionale Gehirn ist viel viel älter als das Großhirn, deswegen haben emotionale Reize immer Vorfahrt. Es braucht daher unheimlich viel Willenskraft und Training, um kognitive Prozesse zu priorisieren und fokussiert zu bleiben.

 

Es liegt an dir, Unproduktivität ein Ende zu machen!

Es gibt also viele Wege, einen unproduktiven Tag zu retten und trotzdem noch Arbeit erledigt zu bekommen. Erzwingen hilft nichts und bereits der Morgen macht einen großen Unterschied, wie der Tag verlaufen wird. Wenn du dieses Tipps beachtest, wirst du produktiver und fokussierter durch den Tag kommen und dich selbst aus dem Unproduktivitätstief retten. Viel Erfolg dabei!

 

 

Kategorie: Zeitmanagement, Motivation, Fokus
Artikel von Martin Krengel
am 28.12.2018