Zeitmanagement im Home Office: produktiv, fokussiert, motiviert. | Experten-Tipps

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Einige haben es sich gewünscht, nun ist es eingetreten. Die Verlegung ins Home-Office. Ob nun durch die Corona-Krise oder schon davor, aus anderen Gründen, immer mehr Menschen arbeiten von zu Hause.

Doch was bedeutet dass eigentlich, wenn Sie die gewohnte Arbeitsordnung des Büros / Arbeitsplatzes verlassen? Wie können Sie eine Struktur aufrechterhalten, in der Sie fokussiert, agil und leistungsstark arbeiten, ohne dabei Ihren privaten Erholungs- und Rückzugsort zu verlieren?

 

Aufgaben-Tetris spielen – mit einem Wochenplan

Im Wochenrhythmus wiederholen sich die meisten Termine. Wer diesen Rhythmus kennt und gut im Hinterkopf hat schafft Struktur im Kopf. Daher mein dringender, kleiner in den Hintern Kick: Zeichnen Sie sich zu mindestens einmal ihre typische Wochenstruktur auf.*

Sie werden merken: dieser Überblick über die Wochenstruktur das schafft Ruhe und Entspannung, denn sie können so besser denken und erkennen wo Zeit Inseln sind für Dinge die bisher zu kurz kommen, Sie können aktiv Zeit für sich selbst für ihre Familie und für Mittagspausen blocken. Aufgaben lassen sich besser bündeln und Prozesse schlauer durchdenken.

*(Eine hilfreiche Vorlage finden Sie z.B. in den „Golden Rules“ auf S. 104).

 

Reißverschluss anwenden

Sie können sich circa für 60-90 Minuten relativ gut fokussieren. Danach wird ihr Körper murren und knurren, wenn sie ihm keine Pause gönnen. Takten Sie „Denken“ und „Auflockern“. In den Arbeitsblöcken fokussieren Sie sich – in den Pausen können Sie kleine Orga-Aufgaben, Telefonate, ein Check-up mit der Familie, Haushalt oder ein paar Dehnungsübungen machen. Ich persönlich gehe gern eine Runde um den Block oder kurz was einkaufen – das schafft noch etwas Distanz zur Arbeit, die einen Perspektivenwechsel erleichtert.

Dieser Reißverschluss von fokussierten Arbeitszeiten und lockeren Zwischenzeiten gibt einen schönen, ausgewogeneren Tages-Takt.

 

„Eat The Frog First“

Welche Aufgabe drängelt / ist unangenehm / schwer oder sehr groß? Dass ist Ihr Frosch – die Sache, die so nur zu gern vor sich herschieben. Aber das Aufschieben ist doof, denn gleich morgens ist der Zugang zu unserem kreativen Denken am höchsten. In dieser entspannten Alpha-Phase sind Willenskraft und Kreativität am stärksten.

 

Geben Sie dem Tag nun die richtige Richtung und packen Sie den Frosch als allererstes!

Ja, ich weiß: dass ist so schwer. Aber versuchen Sie es mit einem „Einstiegs-Happen“ – schneide Sie sich ein ganz kleines Stückchen von dem Frosch ab. Sprich: Mach die Aufgabe so kurz, klein und leicht, dass sie nicht mehr bedrohlich wirkt. Als z.B. innerhalb von 10 Minuten eine kurze Mail schrieben, eine Information googeln oder einen kleinen Schlachtplan / Mindmap zeichnen, wie Sie „das Problem lösen“ angehen wollen.

Denk Sie dran: 10 Minuten ist immer Zeit und lässt sich leicht vor anderen dringenden Dingen VORschieben! Das tolle daran: Selbst wenn Sie nach den 10 Minuten gestört werden oder ins Tagesgeschäft gerissen werden, das Gehirn arbeitet im unterbewussten weiter und wird Ihre Aufmerksamkeit hin und wieder zurück zu dieser wichtigen Aufgabe lenken.

 

Surfen Sie auf Ihrer Energiewelle

Gutes Zeitmanagement ist Energiemanagement!

Sie haben typische Hochs und Tiefs im Laufe eines Tages – wenn Sie diese erkennen und besser nutzen, bekommen Sie deutlich mehr gewuppt.

Die Kunst ist, die schweren und denkintensiven Aufgaben in die Tageshochs zu legen, und die kleinen organisatorischen Aufgaben als Abwechslung in die Pausen zwischen zu schieben.

Faustregel: Denkintensive, Unangenehme und komplexe Aufgaben gehören in die Tageshochs, kleinere Dinge und B-Prioritäten erledigen sich wunderbar gebündelt in den Randzeiten (z.B. vorm Mittagessen, vorm Feierabend)
Kontraste suchen

Dem ein oder anderen kann da auch mal ordentlich die Decke auf den Kopf fallen, wenn er die ganze Zeit in den eigenen vier Wänden sitzt und sich seine Welt auf einen 23 Zoll Monitor beschränkt.

Hier ist es wichtig innerhalb dieser Restriktionen die Aufgaben möglichst ab zu wechseln: also zum Beispiel Telefonate im stehen gehen oder liegen zu halten, einige Prozesse auch mit Zettel und Papier an zu denken und nicht immer nur auf dem Bildschirm starren.

Spaziergänge mit oder ohne Sonne wirken Wunder, Um den Kopf frei zu kriegen und Sie werden merken dass Ihnen viele kreative Einfälle kommen werden während sie den Körper so sanft aktivieren, und ihre Gedanken schweifen lassen.

Pausenzeiten sind oft die produktivsten und kreativsten Arbeitszeiten!

 

Sanft abgrenzen.

Der Mensch ist ein sensibles Wesen: Wir sind programmiert darauf, ständig unterbewusst unsere Umgebung nach Gefahren abzusuchen. Bei jedem kleinen Reiz muss das System entscheiden: Passt oder Flucht? Diese ständige automatische Orientierung kostet Willens- und Denkkraft.

Solche Störquellen zu reduzieren ist daher eine wunderbare Idee! Reduzieren Sie visuelle Störungen z.B. mit einem Raumteiler (Paravent, Zimmerpflanze, Schrank) oder indem Sie Ihren Schreibtisch in Blickrichtung Wand umstellen. Das ist zwar nicht der schönste Ausblick, aber der ablenkungsfreiste.

In jedem Fall sollten Sie akustische Reize versuchen ganz abzustellen, z.B. durch Ohrstöpsel oder Noise-Cancelling-Kopfhörer. Förderlich ist beruhigende klassische Musik für den Fokus – für einen kleinen Energie-Kick können Sie auch etwas Deep House probieren. Wichtig: Nix mit Text, den der würde mit Ihren tollen Gedanken interferieren.

Soziale Störquellen sind am schwierigsten zu drosseln. Ich kommuniziere offen meiner Partnerin oder Co-workern, dass ich meine Denkzeit brauche. Hilfreich sind kleine Symbole, z.B. das „Schweigefuchs-Zeichen“ – oder ein kleines grimmig dreinguckende Stofftier als Wächter deine Denkzeit.

 

Fazit:

Das Home-Office stellt uns auf die Probe, es bringt Veränderung und damit ein Durcheinander. Jetzt ist es wichtig, dass Sie gut auf sich achten, reflektieren Sie ihre Arbeitsstruktur und passen Sie diese nach den neuen Bedürfnissen an. Sprechen Sie sich ggf. mit Ihrem Partner oder den Mitbewohnern ab und formulieren Sie klare Kommunikationsregeln.

So wie Ihnen geht es vielen mit den neuen Umstellungen, doch mit den beschriebenen Tipps können auch Sie die alte Ordnung wieder herstellen und eine gesunde Arbeitsatmosphäre schaffen. Machen Sie das Beste daraus, Sie sind es wert!

 

Dr. Krengel ist bekannt aus:

 

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Kategorie: Zeitmanagement, Motivation, Fokus
Artikel von Martin Krengel
am 18.05.2021