Mythos Multitasking

Multitasking – oder total Banane? Entscheide selbst…

9.00 Uhr: Das Büro füllt sich, die Kaffeemaschine surrt, gähnend finden sich die Kolleginnen und Kollegen an ihren Arbeitsplätzen ein. Man schiebt den Stapel an restlichen Dokumenten und ToDos vom Vortag beiseite und startet seinen Computer.

 

Ich mag dein Video und will noch mehr

Während des Startvorgangs, der wie immer eine halbe gefühlte Ewigkeit dauert, sortiert man seine Post und trennt die mehr oder weniger wichtigen Relikte des Vortages in Schreibtischablage, Schublade und Papierkorb. Fast automatisch öffnet unsere Maus Mailprogramm (Outlook, Lotus, Thunderbird) und Browser (Firefox, Safari Chrome, Internet Explorer). Mal sehen, was in der Welt los ist… Die wichtigen Mails kurz sichten, aber dann auf Wiedervorlage setzen, die spannenden Diskussionen lesen, weiterleiten, kommentieren. Powerpoint öffnen, Folien für die Präsentation vorm Team vorbereiten. Doch schon ist der Fokus wieder woanders: wie von Geisterhand öffnet sich Google News, wir lesen neue Trends zur Zukunft der Arbeit, gucken, wer bei XING das Profil besucht hat. Man springt von einer zur anderen Tätigkeit, kramt herum, surft mehr oder weniger sinnlos und stopft sich den Kopf mit allem außer den gerade wirklich relevanten Informationen voll. Die (Arbeits-)Zeit vergeht, plötzlich wird man aus den Wolken gerissen: Das Jour Fixe geht los! „Bin sofort da…“, lautet die geprobte Spontanreaktion, die nur signalisieren soll: „Brauche noch 5 Minuten, um mich vorzubereiten. Genau das habe ich nämlich verdaddelt.“ – dasselbe gilt natürlich analog für den heimischen Arbeitsplatz, die Bibliothek oder das Café, wenn man eine Hausarbeit schreibt.

Nach dem Termin geht er dann weiter: Hier eine neue E-Mail-Nachricht. Da ein SMS-Beep. Dort ein Telefonbimmeln. Ein Mausklick und schon ist man im Internet und springt immer zwischen dem eigentlich zu bearbeitenden Dokument und irgendwelchen Webseiten hin und her…

Multitasking als Arbeitethos?

Sieht dein Arbeitstag in etwa so aus … ???

 

 

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Mythos Multitasking

Nutze deine Ressourcen!

Das Gehirn ist ein wahrer Energiefresser! Schon im Ruhezustand verbraucht das Gehirn 20 Prozent der Körperenergie, unter Volllast (z.B. anstrengende Denkaufgaben) sind es bis zu 50 Prozent. Daher fällt es so schwer, den nötigen Antrieb zu generieren und bei einer größeren Aufgabe volle Fahrt aufzunehmen. Besonders in dieser Einarbeitungsphase wirkt jede kleine Störung wie eine Orkanböe, die unser Schiff schnell in eine brenzlige Situation bringt.

Das Hin- und Her zwischen verschiedenen Aufgaben (Multitasking) verbraucht sehr viel Energie, da jeweils andere neuronale Netze angesprochen werden. Büroarbeiter haben im Durchschnitt acht Programmfenster geöffnet, werden – besonders in Großraumbüros – mindestens alle zehn Minuten von Kolleginnen oder Kollegen gestört und dann ist da noch das Telefon.

Gelegentliche Wechsel sind nicht so schlimm. Denn Konzentration ist wie ein Muskel und kann trainiert werden. Doch bei Überbelastung erschlafft dieser Konzentrationsmuskel ziemlich schnell. Besonders, wenn wir in den Tag starten und unsere Konzentration zu viel beanspruchen, weil wir nicht richtig in die Aufgaben einsteigen, sondern nur surfen und chatten, sinken gleichsam Konzentration, Willenskraft und Disziplin.

Arbeitspsychologen haben herausgefunden, dass von einer Stunde sogar nur 22 Minuten tatsächliches Arbeiten übrig bleiben, wenn wir zwischen mehreren Aufgaben hin- und herwechseln! Diese schockierende Zahl widerlegt eindrucksvoll die heilbringende Euphorie vom Multitasking.

Fazit: Kurze Ablenkungen wie der Klick auf einen spannenden Link oder eine kurze Diskussion mit Kollegen sind ungefährlich. Sobald man aber 17 Websites anschaut, während man bei Whatsapp chattet und gleichzeitig mit Kollegen über den letzten Tatort diskutiert, ist man entweder genial oder – realistischer gesehen – ziemlich unproduktiv.

 

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Mythos Multitasking

Ablenkungen ablenken: 5 Fokus-Methoden

Was hilft dagegen? In unruhigen Umgebungen (Großraumbüro, Bibliothek, Café) lenkt man sich schnell ab oder wird abgelenkt. Immer wieder kommt eine Ablenkung um die Ecke, doch wie soll man sich da konzentrieren können? Multitasking ist schon mit selbst gewählten Aufgaben nur schwer möglich, doch wenn sich die Ablenkungen häufen, bist du schnell Game Over.

Die folgenden fünf Maßnahmen sind Beispiele aus einem ganzen Repertoire an Tipps, Tricks und Methoden, um sich trotz Störquellen besser konzentrieren zu können und den inneren Schweinehund zu besiegen.

1. Kleine Signale zeigen den aktuellen Status an und verdeutlichen, dass man gerade nicht gestört werden möchte. Probier’s mal mit einer kleinen Fahne, die auf Halbmast hängt, oder einem Schild mit einem eindeutigen Schriftzug, z.B. „Bin im Workflow! Nur im Notfall stören!“
2. Trage Kopfhörer. Es muss nicht unbedingt Musik laufen (lenkt eventuell ab), viel wichtiger ist, dass geschwätzige Kolleginnen und Kollegen davon abgehalten werden, zweitrangige Themen mit einem diskutieren zu wollen (siehe auch den Beitrag über Konzentrationsmusik). Nur in wichtigen Sachen wird man dich dann noch ansprechen. Noch besser sind sogenannte „Noise-Cancelling-Kopfhörer“: Diese dienen in erster Linie dazu, Umgebungsgeräusche zu killen. Weder billig noch schön, aber unglaublich effektiv! Aber bitte vor dem Meeting absetzen…
3. Vereinbart im Büro mit allen einen „Brain Power Zeitslot“, in dem alle konzentriert arbeiten können und alle Fragen aufgeschoben werden. Ideal wäre eine Stunde am Vormittag und eine Stunde kurz vor Feierabend – so können alle ihre denkintensiven Aufgaben in dieser Zeit abhaken. Und durch den formellen Charakter traut sich auch niemand, dem zuwiderzulaufen!
4. In manchen Büros gibt es bereits Räume, in denen man ungestört arbeiten kann. Wenn man gerade ungestört sein möchte, sollte man das so einen „Silent-Room“ auch nutzen: ganz ohne Ablenkungen und Multitasking arbeitet man plötzlich doppelt so effizient. Jeder, außer SOS-Techniker und der Kundenservice (sorry!), sollte sich täglich mindestens eine Stunde auf diese Art rarmachen dürfen – um geistig voll anwesend zu sein.
5. Je wichtiger und unangenehmer eine Aufgabe ist, desto leichter ist man für Ablenkungen anfällig und manchmal ja sogar kurzfristig dankbar. Das Internet ist eine ganz besonders gefährliche Störquelle. Also schalte dein Handy / Notebook auf Flug-/ Offlinemodus, zieh das Netzwerkkabel oder denk mal über Produktivitätsprogramme nach.

Dies sind nur wenige Anregungen, die dir bei der Konzentration helfen können. Grundsätzlich gilt aber: Strukturiere deinen Arbeitsablauf, arbeite lieber hintereinander Themen ab und setze dir kleine, übersichtliche Zwischenziele. So fällt es dir und deinem Gehirn leichter, nach einem Themenblock zu switchen.

Denk jetzt nicht, dass du dich unter Beachtung dieser Tipps „asozial“ verhältst. Normalerweise ist es natürlich richtig und wichtig, im Team zusammenzuhalten und auch mal auf dem Flur über das Wochenende zu sprechen. Aber dafür müssen klare Situationen und Orte definiert sein, wozu eben weder die Konzentrationsphase noch der Schreibtisch gehören. Wer geistig einschalten will, muss externe Reize abschalten! Wenige Stunden am Tag genügen vollkommen und dafür wird jeder Verständnis haben. Und wenn du damit Erfolg hast, werden andere ihre scheinbar effektive Multitasking-Strategie auch hinterfragen.

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Multitasking adé? Ja, bitte!

Plädoyer für Monotasking

Ausgerechnet dann, wenn man viel um die Ohren hat, fällt konzentriertes Arbeiten am schwersten. Vor allem, weil man in einem solchen Moment an so viele Dinge gleichzeitig denken muss. Und oft schweifen die Gedanken ab. All das wäre gar nicht schlimm, denn es würde helfen, die Inhalte zu verarbeiten. Doch was passiert stattdessen? Man springt von einer zur anderen Tätigkeit, kramt herum, surft im Web und stopft sich den Kopf mit allem voll – außer den gerade wirklich relevanten Informationen. Hand aufs Herz: Wie oft warst du heute schon auf Facebook oder Spiegel-online???

Arbeitspsychologen haben herausgefunden, dass von einer Stunde nur 22 Minuten tatsächliches Arbeiten übrig bleiben, wenn wir zwischen mehreren Aufgaben hin und her wechseln! Wir können nicht einfach durch die Projekte „zappen“ wie durch Fernsehkanäle! Die einzige Chance, konzentrierter zu arbeiten, ist, das Gehirn zu entlasten und eins nach dem anderen zu erledigen!

Die gute Nachricht: Konzentration ist eine Eigenschaft, die man trainieren kann. Das Gehirn muss einfach lernen, in einer bestimmten Weise zu arbeiten! Und ebenso wie ein Muskel Training braucht, wird auch Konzentration schrittweise aufgebaut. Fokussiere dich daher nur auf eine Sache und strecke die Zeiträume, bis du dich 90 bis 120 Minuten hintereinander konzentrieren kannst. Schon nach wenigen Tagen wirst du die ersten Effekte spüren!

Regel 1:
Schließ immer einen gewissen Zwischenschritt ab: Beende dieses Kapitel, bevor du etwas anderes machst. Schreibe alle Rechnungen fertig, bevor du zur Mittagspause gehst.

Regel 2:
Schotte dich für wichtige Aufgaben ab, z.B. indem du mehrere Tage für ein wichtiges Projekt blockst. Trage dies in deinen Kalender ein und behandle diese Tage so, als seist du im Urlaub! Mache nichts, was nichts mit diesem Projekt zu tun hat!

Regel 3:
Nicht überladen. Nimm dir nur ein bis zwei Ziele gleichzeitig vor! Fokussiere dich auf eine Sache oder ein Geschäftsmodell und arbeite so lange daran, bis es läuft. Wenn alles fast von allein geht und nur noch ab und an etwas angestupst werden muss, ist wieder genügend Energie frei, die es dir erlaubt, dich ins nächste Projekt zu vertiefen!

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Weitere Tipps und Tricks dazu:

• Martin Krengel: Die Golden Rules. Erfolgreich Lernen und Arbeiten: Alles, was man braucht. Eazybookz, Berlin, 2010, Preis: 15,95 Euro
• John Perry (2012): „The Art of Procrastination: The Art of Effective Dawdling, Dallying, Lollygagging, and Postponing” – ein sehr netter Essay eines amerikanischen Philosophie-Professors und Prokrastinators über die Unart der Prokrastination und was man dagegen tun kann.

 

Und die andere Seite: gute Ablenkungen

• Du hast ein wahres Arsenal an Ablenkungsmöglichkeiten? Womit lenkst du dich am liebsten ab? Schau dir diese Prokrastinations-Liste mit den Top 93 an – wenn du mehr kennst, schreib einen Kommentar und ich ergänze die Liste.
• Und hier noch ein schönes Video: „Procrastination“ von John Kelly. Angucken, wenn gerade nichts los ist 😉

Multitasking – was sind deine Erfahrungen damit? Teile sie in einem Kommentar!

Kategorie: Zeitmanagement, Motivation, Fokus
Artikel von Martin Krengel
am 09.02.2016